Làm cách nào để cải thiện trải nghiệm thanh toán tại khách sạn?

Một trong những vấn đề lớn nhất mà khách gặp phải khi đặt phòng khách sạn là khâu thanh toán. Mặc dù nhiều khách sạn đã cung cấp các phương thức thanh toán khác nhau, bao gồm cả các hình thức thanh toán không tiếp xúc, nhưng vấn đề này vẫn còn nhiều lỗ hổng. 

Một ví dụ về sự cố khi xử lý thanh toán của khách sạn dưới đây chắc hẳn là câu chuyện không còn xa lạ nữa.

Gần đây, tôi – người viết blog này – đi dự hội nghị ở một thành phố và đặt phòng ở một khách sạn khá nổi tiếng. Khi yêu cầu thành toán, tôi khá ngạc nhiên khi khách sạn nói rằng họ chỉ chấp nhận thanh toán bằng thẻ hoặc tiền mặt. Không may thay, tôi đều không mang hai thứ đó.

Tôi khá bối rối vào lúc này và không biết phải giải quyết ra sao. Nhưng may mắn là người quản lý đã giúp tôi bằng cách yêu cầu tôi chuyển tiền vào tài khoản của anh ấy và sau đó, anh ấy sẽ giúp tôi quẹt thẻ thanh toán. 

Tôi đã mất khoảng nửa giờ để giải quyết toàn bộ quá trình này. Tuy nhiên, không chỉ riêng tôi, rất nhiều du khách trên khắp thế giới cũng thường gặp phải những vấn đề tương tự tại khách sạn. Và chính điều này đang mang đến những phản hồi tiêu cực cho khách sạn. 

Trong blog này, Tripi Cloud sẽ đề cập đến các phương thức thanh toán khác nhau, không chỉ nhằm mang lại cho khách hàng trải nghiệm tốt hơn mà còn cải thiện quá trình thanh toán của khách sạn. Vì vậy, nếu khách sạn của bạn đang gặp phải vấn đề tương tự, đừng vội bỏ qua blog này.

1. Cho phép thanh toán bằng thẻ ngân hàng

Nhiều khách sạn vẫn nhất quyết giữ duy nhất hình thức trả tiền mặt do lo sợ những trường hợp gian lận thẻ tín dụng hay thẻ ghi nợ. 

Trên thực tế, vẫn có những rủi ro liên quan đến thanh toán bằng thẻ, nhưng ngày nay cơ sở hạ tầng thanh toán đã khá an toàn và bảo mật.

Ví dụ, các giao dịch trực tuyến qua thẻ ngân hàng hầu hết đều yêu cầu cung cấp mã OTP từ chủ thẻ/chủ tài khoản. Hoặc trong khi quẹt thẻ tại bất kỳ thiết bị quét mã vạch POS nào, khách hàng cần nhập mã pin 4 chữ số để có thể thực hiện giao dịch.

Bạn cũng có thể đưa ra các quy định nhất định khi thu tiền thanh toán từ thẻ tín dụng, chẳng hạn như đặt giới hạn tối đa cho các giao dịch. Bất kỳ hình thức thanh toán nào trên mức giới hạn đó sẽ yêu cầu khách cung cấp chứng minh nhân dân của mình. 

2. Chấp nhận thanh toán trực tuyến

Có nhiều cơ sở kinh doanh khách sạn vẫn chỉ chấp nhận thanh toán trực tiếp. Trong thời đại công nghệ số, việc này rất lãng phí thời gian và thường dẫn đến việc khách không đặt phòng hoặc hủy đặt phòng bất cứ lúc nào do không cần thanh toán ngay. 

Vì vậy, trước hết, hãy bắt đầu tích hợp công cụ đặt phòng trên trang web của khách sạn. Sau đó, tích hợp công cụ đó với một cổng thanh toán. Tuy nhiên, hãy chọn một phương thức đáng tin cậy, hỗ trợ tất cả các phương thức thanh toán (thẻ ngân hàng, UPI, moblie banking…) và cung cấp quá trình xử lý thanh toán nhanh gọn.

Và nên nhớ, hãy tích hợp các cổng thanh toán này với phần mềm quản trị khách sạn Tripi PMS của bạn. Bằng cách đó, tất cả các đặt phòng và thanh toán của họ sẽ được cập nhật tự động trong hệ thống, giúp bạn dễ dàng kiểm soát và quản lý. 

3. Thanh toán qua quét mã QR

Ngày nay, thanh toán bằng quét QR phổ biến ở khắp mọi nơi, từ cửa hàng tạp hóa, taxi hay trên bất kỳ một trang web thương mại điện tử nào. Có 2 lý do chính cho sự bùng nổ của hình thức thanh toán này:

• Đó là một phương thức thanh toán không tiếp xúc.
• Không có phụ phí hoặc bất kỳ khoản phí giao dịch bổ sung nào đi kèm.

Các mã QR có thể sử dụng đa kênh. Có nghĩa là, một mã QR duy nhất có thể được quét bởi nhiều ứng dụng ngân hàng khác nhau.

Nếu sử dụng Tripi PMS trong quản trị khách sạn, khách sạn của bạn sẽ được tích hợp cổng thanh toán VNPay QR đơn giản, thuận tiện. Từ đó giúp gia tăng lượng khách hàng và doanh thu cho khách sạn của bạn. 

4. Cài đặt thiết bị quét mã vạch POS ở nhiều nơi

Nếu bạn có một thiết bị quét mã vạch POS duy nhất ở quầy lễ tân – nơi tổng hợp thanh toán của mọi dịch vụ trong khách sạn – thì có lẽ là chưa đủ, bạn cần trang bị thiết bị này tại nhiều nơi trong khu lưu trú của bạn. Lý do nằm ở:

• Thiết bị này sẽ ghi lại các giao dịch và bán hàng lẻ tại mỗi điểm khác nhau trong khu lưu trú
• POS sẽ hỗ trợ thanh toán nhanh hơn

Trong trường hợp thanh toán nhiều lần cùng một lúc, bạn có thể yêu cầu khách thanh toán tại bất kỳ máy POS nào khác trong khách sạn.

5. Một số cách khác để cải thiện trải nghiệm thanh toán tại khách sạn 

Điều chỉnh các phương thức thanh toán là điều mà khách sạn có thể làm để cải thiện trải nghiệm của khách. Tuy nhiên, có những cách bổ sung khác có thể cải thiện trải nghiệm liên quan đến thanh toán cho khách.

5.1 Đơn giản hóa quy trình hoàn tiền 

Khi nhắc đến hoàn tiền, khách hàng thường cảm thấy phải “đấu tranh” cho việc đó. Có thể do thời gian giao dịch, chính sách hoàn lại tiền trên các OTA, do khách sạn hoặc một số trục trặc khác ở phía khách hàng.  Đó là lý to tại sao khách thường tránh hủy đặt phòng, bởi họ biết quá trình hoàn tiền sẽ khá lâu và phức tạp. 

Đây là lúc bạn đơn giản hóa quy trình hoàn tiền của khách sạn. Hãy lấy các website bán thực phẩm, đồ ăn làm ví dụ. Họ có chính sách hoàn lại tiền ngay lập tức. Bất cứ khi nào bạn phàn nàn về một đơn đặt hàng hoặc bữa ăn không tốt, họ sẽ bắt đầu quy trình hoàn tiền ngay lập tức.

5.2 Thanh toán không xuất hóa đơn

Tất cả chúng ta đều nói về trái đất xanh, thích ứng với các hoạt động bền vững tại khách sạn như không xuất hóa đơn…. Nhưng hầu hết các cơ sở kinh doanh vẫn chưa thể bỏ hoàn toàn bước này, trong đó có các khách sạn.

Bạn có thể chuyển qua gửi hóa đơn thanh toán dưới dạng pdf qua email hoặc gửi SMS cho khách khi nhận được thanh toán. Và nếu bạnsử dụng phần mềm quản trị khách sạn toàn diện Tripi PMS, tất cả dữ liệu này được lưu trữ trên đám mây. Vì vậy, bạn không phải lo lắng về việc quản lý hàng đống giấy tờ, hồ sơ sổ sách nữa. 

Tripi PMS sẽ giúp bạn dễ dàng hợp nhất và phân tách hóa đơn dễ dàng theo yêu cầu của khách. Tạo hóa đơn theo ngôn ngữ và đơn vị tiền tệ mà khách hàng yêu cầu. Quá trình xử lý thanh toán và hóa đơn sẽ trở nên đơn giản hơn bao giờ hết.