5 công cụ thông minh giúp tăng năng suất làm việc của nhân viên khách sạn

Năng suất là yếu tố cực kỳ quan trọng trong ngành du lịch, quyết định sự phát triển lâu dài của khách sạn. Nhân viên khách sạn của bạn càng làm việc hiệu quả, bạn càng có nhiều khả năng mang lại trải nghiệm tuyệt vời cho khách hàng.

Tuy nhiên, việc tối ưu hóa năng suất của nhân viên khách sạn vẫn là một thách thức đối với các nhà quản lý và chủ khách sạn trên khắp thế giới.

Khi phải làm việc bận rộn thường xuyên ở cường độ cao, nhân viên sẽ trở nên kiệt sức và họ có thể rời bỏ công việc. Tình trạng thiếu nhân sự là một vấn đề lớn cần giải quyết khi tỷ lệ giữa nhân viên và khách hàng không cân đối. Lực lượng lao động không thể theo kịp nhu cầu ngày càng tăng của các khách sạn, cũng như yêu cầu trải nghiệm của khách hàng ngày một khắt khe.

Có một cách để các khách sạn có thể giải quyết những vấn đề này một cách hiệu quả, đó là sử dụng các công cụ tích hợp để tăng hiệu quả vận hành.

Ứng dụng công nghệ thông qua phần mềm quản lý và vận hành phù hợp với khách sạn của bạn là một trong những chiến lược hiệu quả nhất. Nó sẽ giúp nâng cao năng suất làm việc và thậm chí là doanh thu, theo một cách mà bạn không ngờ tới.

Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng thảo luận về một số công cụ nâng cao hiệu quả trong ngành khách sạn. Hy vọng rằng với những thông tin được cung cấp, bạn sẽ có cái nhìn chi tiết và cân nhắc việc kết hợp công cụ vào hoạt động của khách sạn dễ dàng hơn.

1. Các chức năng đặt phòng trực tuyến

Việc điều hành một khách sạn rất phức tạp và đòi hỏi nhân viên phải giao tiếp với khách hàng liên tục. Đặc biệt là khi nói đến các vấn đề như đặt phòng, đặt dịch vụ và tour du lịch, cũng như tổ chức các sự kiện và một số tiện nghi khác.

Là một chủ khách sạn, chúng tôi chắc chắn rằng bạn hiểu những vấn đề có thể phát sinh khi bạn xử lý các công việc này theo cách thủ công. Trong trường hợp này, sử dụng hệ thống quản lý khách sạn trực tuyến là một phương pháp lý tưởng để giải quyết vấn đề và thúc đẩy năng suất của khách sạn.

Hệ thống quản lý khách sạn trực tuyến cung cấp giải pháp “Tất cả trong một” cho tất cả những vấn đề này. Nó được thiết kế để xử lý hệ thống đặt phòng thủ công thuận tiện, có tổ chức, đáng tin cậy và chính xác cho khách hàng (bất kể họ ở đâu).

Dưới đây là một số cách mà hệ thống đặt phòng trực tuyến có thể mang lại lợi ích cho khách sạn của bạn:

• Với tính năng đặt phòng trực tuyến, khách hàng của bạn có thể đặt phòng, đặt tour du lịch hoặc dịch vụ tại khách sạn của bạn (từ mọi nơi, mọi lúc).
• Khách hàng cũng có thể bỏ qua việc phải hỏi tư vấn trực tiếp từ nhân viên lễ tân. Họ có thể xem ngay khách sạn và dịch vụ nào có sẵn trong kỳ nghỉ của mình.
• Khách có thể thanh toán trước khi lưu trú mà không cần lo lắng về vấn đề an toàn, bảo mật. Vì hầu hết các hệ thống không chỉ cải thiện năng suất vận hành trong khách sạn mà còn đảm bảo an toàn cho các giao dịch trực tuyến.
• Nhân viên của bạn không phải thông qua bảng tính excel để kiểm tra tình trạng phòng trống hoặc cho bất kỳ hoạt động nào. Ngoài ra, phần mềm quản lý khách sạn có thể cung cấp cho họ thông tin nhanh chóng về các dịch vụ và tiện nghi miễn phí như spa, tham quan địa điểm hoặc xe đưa đón.
• Bên cạnh đó, các tính năng đặt phòng trực tuyến của phần mềm có thể cung cấp cho nhân viên các thông tin chi tiết về khách hàng, ngày nhận/trả phòng, doanh thu dự kiến ​​và các khoản phí chưa thanh toán còn lại.

Với những lý do này, hầu hết các khách sạn hiện nay đã kết hợp công cụ đặt phòng trực tuyến để cải thiện năng suất của nhân viên khách sạn. Những giải pháp này dễ nắm bắt và có khả năng tiếp cận cao trên thị trường. Chúng tăng hiệu quả làm việc của nhân viên, giải phóng lực lượng lễ tân của bạn khỏi các công việc hàng ngày cồng kềnh để họ có thời gian phục vụ khách hàng tốt hơn.

2. Các giải pháp thống kê lượng đặt phòng và quản lý giao dịch

Bên cạnh các tính năng trên, hệ thống quản lý khách sạn trực tuyến của bạn còn được trang bị các công cụ để thống kê và quản lý. Đó có thể là các báo cáo, thống kê về lịch sử đặt phòng/hủy đặt phòng và thậm chí là cả lợi nhuận.

0BAD93Phần mềm quản lý khách sạn giải quyết thống kê và giao dịch đặt phòng như thế nào?

• Một số công cụ có thể giúp bạn nắm được thông tin chi tiết về hoạt động của khách sạn. Nó bao gồm dữ liệu đặt chỗ từ nhiều kênh như web, điện thoại di động và thậm chí cả phương tiện truyền thông xã hội.
• Dữ liệu thu thập được có thể được trình bày thông qua các đồ thị và biểu đồ rất dễ nắm bắt. Trên hết, chúng có sẵn trên trang tổng quan của hệ thống.

Trong các cuộc họp hoặc khi cần đưa ra các quyết định quan trọng, nhân viên của bạn có thể dễ dàng trích xuất những thông tin này. Họ có thể nhận được thông tin chi tiết về báo cáo đặt phòng, thông tin đặt phòng, tỷ lệ lấp đầy phòng trống và lợi nhuận ròng.

• Hệ thống quản lý khách sạn trực tuyến của bạn cũng nên tích hợp với các nền tảng khác. Tích hợp liền mạch với phần cứng và phần mềm giúp bạn cải thiện năng suất của nhân viên khách sạn. Có thể tích hợp nền tảng của bạn với các công cụ khác giúp phân tích thống kê, chẳng hạn như Google Analytics.

Với sự tích hợp này, bạn có thể thuận tiện theo dõi số liệu thống kê khách truy cập trang web của mình và các chi tiết khác. Bạn có thể bắt đầu Google Ads, thiết lập mục tiêu, theo dõi tiến trình của khách hàng và có thể biết tổng số khách đặt phòng thông qua Google Ads.

• Hệ thống của bạn nên có các công cụ có thể ghi lại mọi giao dịch. Hầu hết các nền tảng quản lý khách sạn đều được trang bị các giải pháp có thể ghi lại dữ liệu để duy trì tính minh bạch và kiểm soát tối ưu.

3. Các công cụ để nuôi dưỡng quan hệ khách hàng

Các tiện ích của phần mềm quản lý khách sạn cũng bao gồm duy trì các mối quan hệ với khách hàng và quản lý các tương tác của họ. Hầu hết các hệ thống cho phép khách sạn lưu trữ thông tin chi tiết về mọi giao dịch và đặt phòng.

Vậy làm thế nào hệ thống quản lý khách sạn trực tuyến của bạn có thể thúc đẩy mối quan hệ với khách ở giai đoạn đặt phòng?

• Khi khách quay lại hoặc đặt phòng mới, phần mềm khách sạn sẽ lấy dữ liệu của họ. Các giao dịch của họ cũng được tự động hiển thị trên màn hình và có thể được in ra ngay lập tức.
• Hệ thống cũng ghi lại thông tin chi tiết của những khách đặt yêu cầu nhưng không đặt phòng. Bạn cũng có thể lưu lại lịch sử tương tác của khách từ các nền tảng khác nhau.

Với cách làm thủ công, nhân viên của bạn sẽ phải tìm lại các hồ sơ trước đó khi một khách cũ liên hệ với khách sạn để hỏi thăm sau nhiều tháng hoặc nhiều năm không sử dụng dịch vụ. Đó là sự hạ cấp ngay lập tức đối với việc cải thiện năng suất của nhân viên khách sạn.

Bên cạnh đó, nhân viên của bạn còn phải trải qua quá trình phân loại tệp và thư mục tẻ nhạt để nhớ lại nhu cầu trước đây của khách hàng và xác định những điểm có thể cải thiện lần trải nghiệm tiếp theo của họ. Đây là điều không thể thiếu vì hầu hết khách hàng đều đồng ý rằng, để có được trải nghiệm tích cực thì dịch vụ phải được cá nhân hóa .

Cá nhân hóa đóng một vai trò rất lớn trong việc tạo ra một kỳ nghỉ đáng nhớ cho khách hàng của bạn. 66% người được hỏi cho rằng những khách sạn thu hút khách theo cách cá nhân hóa, xác thực và chu đáo sẽ có nhiều khả năng đạt được sự hài lòng của khách hàng hơn.

Để quảng bá khách sạn của bạn lên một tầm cao mới, bạn có thể tin tưởng vào phần mềm quản lý khách sạn của mình để gửi thư và email được cá nhân hóa cho khách.

Giao tiếp với khách hàng, ở mỗi và mọi giai đoạn (trước khi đến, trong khi lưu trú, sau khi rời đi) trong hành trình của họ là một phần quan trọng trong việc quản lý khách sạn của bạn. Nếu bạn có hệ thống quản lý khách sạn trực tuyến, nó có thể hỗ trợ và cung cấp cho bạn danh sách gửi email, là một phần của lịch sử tương tác. Điều này sẽ đem lại những lợi ích tuyệt vời:

• Chương trình gửi email thúc đẩy mối quan hệ của bạn với khách hàng, giúp bạn tăng doanh thu, lợi nhuận và cải thiện tỉ lệ phòng trống.
• Phần mềm khách sạn có các chi tiết của khách hàng trước đó, các yêu cầu đặt phòng và thậm chí cả những người đăng ký thông tin trên trang web của khách sạn.

Thông qua hệ thống quản lý khách sạn trực tuyến của mình, bạn có thể chọn gửi thư hàng loạt thông qua dán nhãn tệp khách hàng. Tùy theo các khía cạnh khác nhau như tình trạng đăng ký, nguồn đặt phòng hoặc mã zip mà bạn có thể phân loại các nhãn này. Hệ thống sẽ sắp xếp điều này giúp bạn, giúp nhân viên khách sạn có thêm thời gian để tập trung vào việc tạo nội dung tương tác cho khách hàng.

Bạn cũng có thể nhắm mục tiêu đến những khách hàng cụ thể và tập trung nỗ lực tiếp thị vào những người có nhiều khả năng đặt phòng. Bằng cách đó, bạn có thể chuyển trọng tâm sang những khách hàng tiềm năng và quan trọng hơn.

Phần mềm cũng sẽ tự động tìm kiếm cơ sở dữ liệu lịch sử tương tác để xác định xem liệu khách trước đây có lưu trú trong khách sạn của bạn hay không. Với hệ thống quản lý khách sạn trực tuyến, việc duy trì liên lạc với khách hàng sẽ được tự động hóa và nó hỗ trợ bạn trong việc nâng cao năng suất của nhân viên khách sạn.

4. Email và Marketing: chìa khóa để xây dựng kết nối vững chắc hơn

Để quảng bá khách sạn của bạn lên một tầm cao, bạn có thể tin tưởng vào phần mềm quản lý khách sạn của mình để gửi thư và email được cá nhân hóa cho khách.

Giao tiếp với khách, ở mỗi và mọi giai đoạn (trước khi đến, trong khi lưu trú, sau khi khởi hành) của hành trình của họ là một phần quan trọng trong việc quản lý khách sạn của bạn. Nếu bạn có hệ thống quản lý khách sạn trực tuyến, hệ thống này có thể hỗ trợ bạn và cung cấp cho bạn danh sách gửi thư, là một phần của lịch sử tương tác. Đây là cách thực hiện:

• Chương trình gửi thư thúc đẩy mối quan hệ của bạn với họ và giúp bạn đạt được lợi nhuận của khách hàng tăng lên và tỷ lệ trung bình hàng ngày.

• Phần mềm khách sạn có các chi tiết kỹ lưỡng của khách trước đó, các yêu cầu đặt phòng và thậm chí cả những người đăng ký trang web của bạn. Thông qua hệ thống quản lý khách sạn trực tuyến của mình, bạn có thể chọn gửi thư hàng loạt thông qua các nhãn gửi thư. Hệ thống của bạn sắp xếp điều này cho bạn, giúp nhân viên của bạn có thêm thời gian để tập trung vào việc tạo nội dung tương tác cho khán giả của bạn.
• Bạn cũng có thể nhắm mục tiêu đến những khách hàng cụ thể và tập trung nỗ lực tiếp thị vào những khách có nhiều khả năng ủng hộ việc kinh doanh hoặc mua sản phẩm của bạn. Bằng cách đó, bạn có thể chuyển trọng tâm sang khách hàng tiềm năng và khách hàng quan trọng hơn.

Phần mềm của bạn sẽ tự động tìm kiếm cơ sở dữ liệu lịch sử tương tác của bạn để xác định xem liệu khách trước đây có lưu trú trong cơ sở kinh doanh của bạn hay không. Với hệ thống quản lý khách sạn trực tuyến, việc duy trì liên lạc với khách của bạn sẽ được tự động hóa và nó hỗ trợ bạn trong việc nâng cao năng suất của nhân viên khách sạn.

5. Giải pháp cho phân tích dữ liệu

Để trở thành người đi tiên phong trong ngành khách sạn, bạn phải thừa nhận thực tế rằng bạn cần phát triển kỹ thuật số. Bạn cần áp dụng công nghệ đáng tin cậy để khai thác sức mạnh của dữ liệu trong việc đưa ra các quyết định có lợi hàng ngày.

Chuyển đổi kỹ thuật số cải thiện hoạt động của bạn bằng cách quản lý và tổ chức dữ liệu một cách hiệu quả. Hãy xem cách các công cụ của bạn có thể thúc đẩy hiệu quả và khai thác sức mạnh của dữ liệu đồng thời:

• Phần mềm tự động hóa tất cả các quy trình và hoàn toàn không yêu cầu nhân viên của bạn phải hoạt động. Bất cứ khi nào họ cần khai thác dữ liệu quan trọng, họ có thể lấy nó từ hệ thống một cách nhanh chóng và dễ dàng.
• Ngoài việc giúp công việc hành chính hàng ngày trở nên dễ dàng hơn, hệ thống quản lý khách sạn có khả năng dự báo nhu cầu một cách chính xác. Vì vậy, bạn có thể lập kế hoạch giá phòng, nhà hàng, tiện nghi và các dòng thu nhập khác để tạo ra nhiều doanh thu nhất cho khách sạn. Các chức năng này tự động giải phóng nhân viên của bạn khỏi việc cập nhật giá thường xuyên.

Điều hành một khách sạn là một công việc kinh doanh bận rộn và nếu bạn muốn giải quyết cả việc tạo ra lợi nhuận và hiệu quả trong ngành khách sạn, thì phân tích dữ liệu đóng một yếu tố quan trọng. Nó có thể ngay lập tức tăng doanh thu của bạn, giảm thiểu rủi ro và tối ưu hiệu quả vận hành.

Thay vì dành thời gian ngồi sau bàn làm việc, nhân viên của bạn có thể thực sự chú ý hơn đến những gì khách hàng cần. Về cơ bản, họ có thể nỗ lực để cải thiện trải nghiệm của khách hàng tại khách sạn trong suốt thời gian lưu trú của khách.

Kết luận

Nâng cao năng suất của nhân viên khách sạn là một thách thức hấp dẫn đối với các chủ khách sạn. Vấn đề này đã tồn tại từ rất lâu, nhưng khi thời gian trôi qua và công nghệ phát triển, các chủ sở hữu và quản lý khách sạn có thể bắt đầu sử dụng phần mềm hiệu quả để đảm bảo năng suất làm việc của nhân viên được nâng cao hơn.

Trước sự gia tăng của chi phí lao động, các khách sạn phải liên tục tìm kiếm các biện pháp để thực hiện công việc vận hành dễ dàng hơn. Cùng với đó, họ phải phát triển một văn hóa làm việc tích cực và khuyến khích để giữ chân nhân viên.

Khái niệm về hiệu quả trong ngành khách sạn không hoàn toàn khó nắm bắt. Đặc biệt là với các giải pháp có sẵn, không chỉ giới hạn trong việc cải thiện năng suất nhân viên khách sạn mà còn có khả năng đo lường hiệu suất của nhân viên và tạo ra doanh thu cao hơn.

Chúng tôi hy vọng rằng bài đăng này đã giới thiệu cho bạn một số công cụ và phương pháp tiếp cận mà bạn có thể sử dụng để cải thiện hiệu quả làm việc của nhân viên khách sạn.

Với nhiệm vụ quản lý và thúc đẩy năng suất lao động, Tripi PMS được khách hàng toàn cầu và Việt Nam tin dùng là phần mềm quản trị vận hành khách sạn hiệu quả hơn 90%.

Hãy bắt đầu 14 ngày dùng thử Tripi PMS và các giải pháp quản trị và kinh doanh khách sạn MIỄN PHÍ với DỮ LIỆU THỰC CỦA BẠN tại đây: https://tripicloud.com/trial